Halverwege 2023 stemmen de gemeenteraden van Veenendaal, Renswoude en Woudenberg in met het voorstel om alle gemeentelijke belastingzaken uit te besteden per 2025. Van riool- en afvalstoffenheffing tot hondenbelasting, gemeenten bepalen jaarlijks hoeveel elk huishouden betaalt en innen het bedrag. Op dit moment voert de gemeente Veenendaal deze zaken uit voor alle drie de gemeenten.
Het voorstel voor uitbesteding levert geen discussie op in de raad van Veenendaal en Renswoude. Maar in Woudenberg hebben een aantal fracties wel kritische vragen. Hun gemeentelijke belastingadministratie is nauwelijks tweeënhalf jaar eerder bij Veenendaal ondergebracht. ‘Waren er destijds al signalen dat Veenendaal overwoog de belastingen uit te besteden?’, vraagt de VVD. Het antwoord: nee. De raad krijgt de toezegging dat Veenendaal eventuele extra kosten gaat dragen voor de transitie.
Veenendaal heeft intern geen capaciteit meer om de belastingzaken van de drie gemeenten uit te voeren. Meerdere vaste medewerkers vertrokken in de laatste jaren. Dit staat in het voorstel voor uitbesteding dat het college dit voorjaar stuurt aan de gemeenteraad. Het voorstel noemt verschillende redenen voor het vertrek van de medewerkers, waaronder dat de overname van de Woudenbergse belastingzaken meer werk was dan verwacht. Dat de werkdruk groter werd doordat de Woudenbergse administratie bij de overdracht niet op orde is, staat er niet in. De gebreken in de administratie hebben betrekking op de waarde van gebouwen, de zogenoemde WOZ-waarde.
Het bepalen van WOZ-waarden is een belangrijke taak van gemeentelijke belastingteams. Aan de hand van deze waarde bepalen gemeenten hoeveel onroerendezaakbelasting (OZB) pandeigenaren moeten betalen. De OZB is een grote eigen inkomstenbron voor gemeenten, gemiddeld zo’n 7,5%.
Te weinig toezicht
De problemen met het Woudenbergse WOZ-bestand gaan terug naar de tijd tussen 2011 en 2020, als Scherpenzeel en Woudenberg een belastingsamenwerking vormen. Vanaf 2016 sluiten koppelingen tussen verschillende bestanden niet meer goed aan. De gevolgen hiervan worden pas in 2019 ontdekt. Nieuwbouwpanden ontbreken in de administratie. Ook staat bijvoorbeeld niet juist in het systeem of een woning een dakkapel of een aanbouw heeft. Woningkenmerken zoals een dakkapel hebben invloed op de WOZ-waarde van een huis.
De rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand publiceert in 2022 een onderzoek naar wat er mis ging in de samenwerking. Na veel gepuzzel, want ‘veel was niet gedocumenteerd’, concludeert zij dat de gemeenten te weinig toezicht hielden op het werk van het belastingteam. Het team was bovendien kwetsbaar door het vertrek van medewerkers en had een leidinggevende die inhoudelijk niet direct betrokken was. De kwetsbaarheid van het team is mede een reden om de belastingtaken te willen overdragen aan Veenendaal.
Overdracht van 400.000 euro
De ontdekking dat de administratie incompleet is komt nadat Scherpenzeel en Woudenberg in 2018 besluiten hun belastingzaken over te dragen aan gemeente Veenendaal. Voor deze overdracht werkt het bedrijf ANG vanaf het voorjaar van 2019 aan een zogenoemd Schoon door de Poort-project. Dit project moet zorgen voor een soepele transitie van werkzaamheden naar Veenendaal. ANG ziet de achterstanden in de administratie tijdens dit proces over het hoofd, concludeert de Rekenkamercommissie in haar rapport.
Medewerkers van het gezamenlijke belastingteam vermoeden dat er iets niet klopt in de administratie als ze de eerste Schoon door de Poort-rapportage bestuderen. Zij trekken aan de bel, waarna de gemeente Scherpenzeel het bedrijf Involon inhuurt om uit te zoeken wat er aan de hand is. Involon constateert de gebreken in het bestand. Omdat de achterstanden zo groot zijn, gaan de gemeenten aan de slag met herstelwerkzaamheden en stellen de overdracht naar Veenendaal uit van 2020 naar 2021.
Jan Thomas, projectleider bij Involon: “Ik heb meerdere gesprekken gehad met wethouders en gemeentesecretarissen van beide gemeenten. Zij waren verbaasd dat er veel gegevens ontbraken en daar nooit eerder over hadden gehoord.” Involon vult volgens opdracht de ontbrekende nieuwbouw in de administratie aan. De werkzaamheden kosten naar schatting minstens €100.000.
Met het werk van Involon zijn de gemeenten er nog niet. Kenmerken zoals dakkapellen zijn nog steeds niet in orde. Ook op andere vlakken moeten de gegevens verbeterd of omgezet worden voordat Veenendaal de administratie overneemt. Het plan is om dit door ANG te laten uitvoeren.
Maar dan besluit in de zomer van 2020 Scherpenzeel uit de geplande samenwerking met Veenendaal te stappen. De gemeente vindt de kosten van het ANG-plan te hoog, zeker omdat op dat moment ook een toekomstige fusie van Scherpenzeel met de gemeente Barneveld op tafel ligt. Door het besluit moeten de bestanden van Scherpenzeel en Woudenberg ontvlochten worden vóór de overdracht naar Veenendaal. Hoeveel dit de gemeenten kost is onbekend. Wel informeert Scherpenzeel haar raad in 2020 dat de kosten om de belastingtaken zelf op te pakken naar verwachting €177.000 hoger liggen dan begroot.
De gemeente Woudenberg huurt ANG wel in om de overdracht naar Veenendaal te verzorgen. In 2019 en 2020 betaalt Woudenberg meer dan €200.000 aan ANG. De transitie naar Veenendaal kost Woudenberg in totaal €400.000.
Oordeel: onvoldoende
De Waarderingskamer, die als landelijke toezichthouder controleert of gemeenten kwalitatief goede en marktconforme WOZ-waarden vaststellen, geeft de gemeente Woudenberg eind 2020 een twee-sterren beoordeling. Dit is een onvoldoende op een schaal van één tot vijf. “Het Woudenbergse bestand moest na de overdracht naar Veenendaal nog aan alle kanten worden opgeknapt. Dat bleek uit een uitgevoerd onderzoek naar de kwaliteit van de taxaties”, vertelt Ivo Lechner, hoofd toezicht van de Waarderingskamer. Uit een intern verslag blijkt dat ook het Veense belastingteam constateert dat het belastingbestand van Woudenberg ondermaats is.
ANG en Woudenberg zijn het niet eens met de beoordeling van de Waarderingskamer. Zij sturen de kamer een uitgebreide bezwaarbrief. In een reactie laat Woudenberg weten fors geïnvesteerd te hebben in een kwaliteitsslag van de gegevens, en tevreden te zijn met de resultaten hiervan. Ook ANG zegt dat het bedrijf volgens Woudenberg haar opdracht naar tevredenheid afrondde. “Achteraf bleek dat de Waarderingskamer en de gemeente Veenendaal deze mening niet deelden, de exacte oorzaak is onbekend,” aldus de gemeente Woudenberg. ANG benadrukt dat de Waarderingskamer Woudenberg midden 2021 wel een drie-sterren beoordeling geeft. Deze beoordeling staat sinds 2022 weer op twee sterren.
De beoordeling van de gemeente Veenendaal, die sinds jaar en dag op vijf sterren staat, daalt naar twee sterren in 2022. Dat gebeurt niet vaak volgens de Waarderingskamer. Lechner: “De werkzaamheden in zo’n belastingsamenwerking van meerdere gemeenten kun je zien als communicerende vaten. Als er veel aandacht is voor het bestand van één gemeente, dan kan dit ten koste gaan van ander werk.” De Waarderingskamer controleert onder andere bij gemeenten waar ze mogelijke problemen verwacht. “In dit geval was de toetreding van Woudenberg de aanleiding om bij Veenendaal te gaan controleren. Omdat we zien dat er vaak te licht wordt gedacht over het in huis halen van werkzaamheden van een andere gemeente,” zegt Lechner.
Perfecte storm
Dat de overname door Veenendaal is onderschat, erkent het college in het voorstel voor uitbesteding dat ze in juli presenteert aan de raad. In het voorstel schrijft het Veense college ook dat de lagere beoordeling van de Waarderingskamer komt doordat de toezichthouder strenger is gaan controleren. Lechner spreekt dit tegen: “Wij hanteren al jaren dezelfde normen.” Ook Veenendaal maakt kosten voor de transitie van Woudenberg en het herstellen van de bestanden. Volgens de gemeente is niet na te gaan welk bedrag hiermee gemoeid was.
Het Veense belastingteam geeft voor de overdracht intern aan risico’s te zien in de overname van Woudenberg, erkent Veenendaal in haar reactie. Maar uitstel had grote gevolgen voor de Woudenbergse belastingheffing. Uiteindelijk gaat de overname door terwijl er ondertussen gewerkt wordt aan de kwaliteit van de administratie.
In de twee jaar na de overdracht besluiten ‘drie cruciale medewerkers’ van het belastingteam met vervroegd pensioen te gaan. Twee anderen nemen ontslag. Volgens Lechner is het Veenendaalse belastingteam in een moeilijke situatie terechtgekomen na de overname, door de toegenomen werkdruk en het personeelsverloop. “De samenloop heeft gezorgd voor een perfecte storm,” aldus Lechner. Ook de coronaperiode en het gebruik van nieuwe software hebben zijn tol geëist voor het belastingteam, geeft Veenendaal aan. Uit verschillende scenario’s ziet Veenendaal in uitbesteden op dit moment de beste keuze.
Per 2025 dragen Veenendaal, Renswoude en Woudenberg de belastingzaken dan ook over aan GBLT. GBLT is een belastingsamenwerking die de belastingen regelt voor zeven gemeenten en vijf waterschappen. De kosten voor deze transitie zijn ruim één miljoen euro. Als de huidige bestanden niet op orde blijken te zijn, kunnen deze kosten hoger uitvallen. Volgens de gemeente Veenendaal is het risico hierop heel laag: “De kwaliteit is steeds meer op orde.”
Deze publicatie kwam mede tot stand door financiële steun van het Fonds Bijzondere Journalistieke Projecten (www.fondsbjp.nl). Bureau Spotlight is een onafhankelijke onderzoeksredactie in de Gelderse Vallei.
